Online Training Ms Project Batch 4

A. Apa Itu Proyek dan Manajemen Proyek?

– Definisi proyek: karakteristik, batasan, dan perbedaannya dengan operasional rutin
– Tiga constraint proyek (Triple Constraint): Scope, Time, dan Cost – serta kualitas sebagai variabel keempat
– Siklus hidup proyek (Project Life Cycle): Initiating, Planning, Executing, Monitoring & Controlling, Closing
– Perbedaan pendekatan Waterfall vs Agile vs Hybrid dalam manajemen proyek

B. Standar dan Kerangka Kerja Manajemen Proyek

– Pengantar PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – PMI
– 10 Knowledge Area manajemen proyek dan relevansinya di lapangan
– Peran dan tanggung jawab Project Manager, Project Sponsor, dan Stakeholder
– Struktur organisasi proyek: Fungsional, Matriks, dan Proyek Murni

C. Inisiasi Proyek
– Penyusunan Project Charter: tujuan, ruang lingkup awal, asumsi, dan kendala
– Identifikasi dan analisis stakeholder: pemetaan kebutuhan dan ekspektasi
– Teknik pengambilan keputusan awal: benefit-cost analysis dan kelayakan proyek
– Studi kasus: membaca dan menganalisis Project Charter sebuah proyek nyata

D. Manajemen Risiko Dasar

– Konsep risiko dalam proyek: peluang vs ancaman
– Identifikasi risiko awal dan penyusunan Risk Register sederhana
– Strategi respons risiko: Avoid, Transfer, Mitigate, Accept

A. Scope & Work Breakdown Structure (WBS)

– Dari lingkup proyek (Scope Statement) ke WBS: prinsip dekomposisi pekerjaan
– Level hierarki WBS: Work Package, Activity, dan Task
– Cara membaca dan menyusun WBS Dictionary
– Integrasi WBS ke dalam Microsoft Project sebagai fondasi jadwal

B. Pendefinisian dan Pengurutan Aktivitas

– Mengidentifikasi daftar aktivitas (Activity List) dari WBS
– Metode pengurutan: Precedence Diagramming Method (PDM)
– Jenis hubungan aktivitas: Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), Finish-to-Finish (FF), Start-to-Finish (SF)
– Penggunaan Lag dan Lead time untuk skenario tumpang tindih atau jeda antar aktivitas

C. Estimasi Durasi dan Sumber Daya

– Teknik estimasi: Analogous, Parametric, Three-Point Estimating (PERT), dan Expert Judgment
– Perbedaan Duration, Work (Effort), dan Unit dalam konteks penjadwalan
– Jenis tugas di Microsoft Project: Fixed Duration, Fixed Work, Fixed Units
– Perencanaan sumber daya (Resource Planning): Work Resource, Material Resource, Cost Resource
– Kalender proyek dan kalender sumber daya: pengaturan jam kerja dan hari libur

D. Analisis Jalur Kritis (Critical Path Method)
– Konsep Critical Path Method (CPM): Forward Pass & Backward Pass
– Menghitung Total Float dan Free Float
– Mengidentifikasi aktivitas kritis dan near-critical
– Teknik kompresi jadwal: Fast Tracking dan Crashing
– Network Diagram dan Gantt Chart: dua cara membaca jadwal

A. Konsep Monitoring & Controlling Proyek

– Siklus monitoring proyek: Plan → Execute → Monitor → Analyze → Act
– Menentukan Status Date (Data Date) dan frekuensi pelaporan berkala
– Indikator kinerja proyek: On Time, Behind Schedule, Ahead of Schedule
– Perbedaan Percent Complete vs Percent Work Complete vs Physical Percent Complete

B. Update Data Aktual di Microsoft Project

– Cara update progres: Actual Start, Actual Finish, Actual Duration, Remaining Duration
– Update menggunakan fitur Update Tasks dan Mark on Track
– Penggunaan Tracking Gantt: membandingkan rencana vs aktual secara visual
– Teknik update massal: Update Project untuk kemajuan keseluruhan
– Menangani aktivitas terlambat dan menginput tanggal aktual yang berbeda dari rencana

C. Analisis Varians dan Earned Value Management (EVM)

– Schedule Variance (SV) dan Schedule Performance Index (SPI): makna dan interpretasi
– Cost Variance (CV) dan Cost Performance Index (CPI) untuk proyek dengan data biaya
– Earned Value Management di Microsoft Project: BCWS (PV), BCWP (EV), ACWP (AC)
– Proyeksi penyelesaian: Estimate at Completion (EAC) dan Estimate to Complete (ETC)
– Membaca Variance Table dan mendeteksi aktivitas yang bermasalah

D. Tindakan Korektif dan Pengendalian Perubahan

– Identifikasi penyebab keterlambatan: analisis Float dan Critical Path terkini
– Strategi recovery jadwal: penambahan resource, reduksi scope, re-sequencing aktivitas
– Prosedur Change Request dan dampaknya terhadap baseline proyek
– Kapan dan bagaimana merevisi baseline (Re-baseline) secara resmi
– Teknik komunikasi perubahan kepada stakeholder dan manajemen

E. Pelaporan Proyek dengan Microsoft Project

– Laporan bawaan MSP: Project Summary, Task Status, Overbudget Tasks, Milestones Report
– Menggunakan fitur Report (Visual Reports) di Microsoft Project
– Membuat S-Curve dari data Resource Usage untuk analisis progres biaya dan jadwal
– Kustomisasi laporan: menambah field, filter, dan grouping sesuai kebutuhan
– Ekspor laporan ke PDF dan Excel; tips penyajian untuk manajemen puncak

F. Penutupan Proyek (Project Closing)

– Langkah-langkah formal penutupan proyek dalam Microsoft Project
– Arsip proyek: menyimpan file akhir, lesson learned, dan dokumentasi
– Evaluasi kinerja proyek: membandingkan rencana awal vs realisasi akhir